Workflow – Email-Versand

Vor einiger Zeit haben wir bereits beschrieben, mit welchen Methoden Workflows in speedikon® erzeugt werden und welche Möglichkeiten es gibt, auch komplexe Abläufe zu konfigurieren (vgl. Individuelle Workflows). Da wir viel Resonanz hierauf bekommen haben und viele Kunden diese Methoden nutzen, möchten wir nun eine weitere allgemeine Funktionalität beschreiben, die in diesem Zusammenhang gerne eingesetzt wird: der E-Mail Versand.

Grundsätzlich bestehende drei verschiedene Methoden, die einen E-Mail-Versand auslösen:

  • per Knopfdruck automatisch (zum Beispiel beim Status-Wechsel einer Meldung),
  • über einen Befehl durch den Anwender
  • mit Hilfe eines Scheduler Jobs

Letzterer überprüft bestimmte Termin-Fälligkeiten regelmäßig automatisch und verschickt aufgrund entsprechender Regeln E-Mails an festgelegte Adressaten (zum Beispiel nach Ablauf eines Termins „überfällige Aufgabe“, „Erinnerung an Vertragstermine“, etc.“)

Diese Möglichkeiten sind wahrscheinlich den meisten Nutzern bekannt. Darüberhinaus kann natürlich eine E-Mail Vorlage festgelegt werden, die mit aktuellen Daten versehen und dann versendet wird. Einige unserer Kunden geben den Bearbeitern von Meldungen darüberhinaus die Möglichkeit, aus dem System speedikon® heraus eine Gruppe von Ansprechpartnern per E-Mail zu kontaktieren und diesen auch noch individuellen E-Mail Text zu versenden. Diese versendeten E-Mails können automatisch als Anhang (Mail-Element) wiederum an die jeweilige Meldung angehängt werden, so dass auch der gesamte E-Mailverkehr an der richtigen Stelle mit den korrekten Daten und Inhalten auffindbar ist (und eben nicht über das E-Mail Programm gesucht werden muss).

E-Mails können Tabellen und Formatierungen als auch Logos und eingebettete Bilder enthalten; Platzhalter in den Vorlagen sorgen für die Individualisierung. Darüberhinaus ist auch die automatische Erzeugung von E-Mail Anhängen – zum Beispiel aufgrund von Reports – ein beliebtes Mittel, um eine strukturierte Kommunikation in dem jeweiligen Workflow zu erreichen. Selbstverständlich sind auch diese Möglichkeiten direkt an der Meldung dokumentiert, so dass jedem berechtigen Mitarbeiter bekannt ist, was wann an wen verschickt wurde. Dies hilft dem Ablauf ungemein.

Mit diesen Wokflow-Möglichkeiten wurden neben den „klassischen Helpdesk-Anwendungen „bereits Umzugsprozesse, Flächenbestellungen, allgemeine Bestellungen, Reparaturanforderungen, Auftragsprozesse und vieles mehr abgedeckt.