Vertragsmanagement

Verträge können schon ziemlich lange in speedikon® C verwaltet werden, nichtsdestotrotz ist die Methode heute einen Blogeintrag wert. In Vorbereitung auf das Mietmanagement, bei dem noch weitere Themen wie die Betriebskostenabrechnung relevant sind, wurde ein einfache Vertragsmanagement entworfen, das  sowohl für die Handhabung der Verträge und ihrer Inhalte als auch der Laufzeiten und ggf. der unterschiedlichen Vertragsstati ausgelegt ist. Je nach Kunde hängen an den Stati oder aber auch an den Laufzeiten oder Vertragsinhalte unterschiedliche Prozesse.

Im einfachsten Fall hat ein Vertrag bestimmte Merkmale, wie zum Beispiel Vertragspartner, Laufzeiten, etc. Die Vertragsinhalte selbst, die je nach Vertrag (früher je Vertragstyp) sehr unterschiedlich sein können, werden über die generische Methode der sogenannten Vertragspositionen gehandhabt. So ist es möglich alle Verträge mit ihren Kosten in einer Übersicht auszuwerten, ohne dass Rücksicht auf unterschiedliche Objekttypen genommen werden müsste. Auf diese Weise lassen sich beliebige Vertragskosten zu den unterschiedlichsten Zeitpunkten und Zeiträumen berechnen, vergleichen und anderweitig in Beziehung setzen.

Zusätzlich zu den Kosten müssen an jedem Vertrag natürlich auch Laufzeiten wie zum Beispiel Kündigungsfristen, Sonderkündigungsfristen, stillschweigende Verlängerungen etc. gehandhabt werden. Diese „Termine“ werden in Terminpositionen gepackt, die sich auch aufgrund der Vertragsparameter und der Laufzeiten immer wieder neu berechnen lassen. So ist zu jedem Zeitpunkt bekannt, was an welchem Vertrag wann und ggf. von wem gemacht werden muss. Über sogenannte Vorwarnzeiten lassen sich auf der einen Seite Listen befüllen und auf der anderen Seite Events erzeugen. Zum Beispiel ist es möglich aufgrund der individuellen Vorwarnzeit 3 Monate vor Auslaufen eines Vertrages Emails an betreffende Personen zu schicken, um sie daran zu erinnern, sich um den Vertrag zu kümmern. Diese Erinnerung kann selbstverständlich bei Notwendigkeit automatisiert eskaliert werden (z.B. wenn die betreffende Person diese Aufgabe nicht in einem bestimmten Zeitraum erledigt und rückgemeldet haben sollte).

Etwas komplexer wird der Fall dann, wenn an den Verträgen mit Stati gearbeitet werden soll: So wird dann zum Beispiel systemseitig verhindert, dass freigegebene oder freigegebene und erstmalig abgerechnete Verträge nicht so einfach neue Vertragspositionen erhalten können. Wie im „richtigen Leben“ muss erst ein Nachtrag zu einem Vertrag erzeugt werden, bevor neue Vertragspositionen hinzukommen, bestehende Positionen verändert oder abgeschlossen werden dürfen.

Aufgrund der oben beschriebenen Methode und natürlich auch der allgegenwärtigen Zeitschiene ist auch die komplette Historie aller Verträge bekannt.