Beim letzten Mal sind wir so weit gekommen, dass wir Arbeitspakete geschnürt haben, die nun abgearbeitet werden müssen. Auch dabei gibt es selbstverständlich verschiedene Möglichkeiten und in der Realität ist es tatsächlich oft eine Mischung aus mehreren davon, aber der wirklich effiziente Weg ist eine mobile Abarbeitung.
Wie digitalisiere ich die Prüfungsergebnisse?
Doch von Anfang an: wie das Unternehmen aufgestellt ist, hat natürlich Einfluss auf die Organisation und den Prozess der Abarbeitung. Vergebe ich jeden Auftrag erst wenn er in meinem System auftaucht und das auch noch jedes Mal an einen anderen Dienstleister und dann auch noch an kleinere Unternehmen, die digital noch nicht so gut aufgestellt sind, bleibt mir als Auftraggeber oft gar nichts anderes übrig, als den Auftrag am besten mit einer dazugehörigen Checkliste per Mail oder in Papierform zur Verfügung zu stellen, und dann bekomme ich auch das Ergebnis in Papierform. Hier kann ich mir überlegen, ob ich das Ergebnis im System nachdokumentiere, oder einfach nur das eingescannte Prüfprotokoll meiner Anlage zuordne. Der qualitative Unterschied ist groß, aber auch die einfachste Lösung ist besser als nichts hinsichtlich meiner Nachweispflicht und Betreiberverantwortung.
Dank App der Digitalisierung einen Schritt näher
Aber noch besser bin ich, wenn ich meinen Dienstleister verpflichte, das Ergebnis der Wartung und Prüfung direkt in meinem System zu dokumentieren, und das macht er am besten direkt, wenn er vor Ort ist. Dazu benötige ich im System eine mobile Anwendung oder App. Da im Rahmen der Wartung eine Vielzahl von Informationen benötigt wird, ist die mobile Anwendung idealerweise online. Der Prüfer kann dann Anlagendaten abrufen und weitere Dokumente einsehen, der Auftraggeber kann live den Fortschritt der Abarbeitung verfolgen.
Zu berücksichtigen sind dabei hauptsächlich die IT-technischen Aspekte: der Dienstleister muss Zugriff auf die Anwendung haben, ist diese im Intranet angesiedelt, benötigt er einen eingeschränkten Zugang zum Unternehmensnetz. BYOD-Konzepte sind da in jedem Fall technisch anspruchsvoller. Die praktische Lösung, die sich in Projekten bewährt hat, ist dem Dienstleister ein Gerät zur Verfügung zu stellen. Auf diesem Gerät ist die mobile Anwendung installiert, ein eingeschränkter Zugang in das Unternehmensnetz ist einfacher einzurichten und ansonsten ist das Gerät mehr oder weniger „zugenagelt“. Ich stelle damit sicher, dass meinem Sicherheitsbedürfnis Genüge getan wird, der Dienstleister mit dem Gerät nicht im Internet surft, sondern seine Arbeit macht und der Prozess vollständig ohne Medienbruch vonstattengeht.
Die Komfortfunktionen für die Bearbeitung liegen eher woanders: über einen integrierten Scanner werden die zu prüfenden Anlagen eindeutig identifiziert. Über die integrierte Kamera können Probleme und Situationen per Foto einfach dokumentiert werden. Die Anwendung muss allerdings so programmiert sein, dass das Ergebnis mit wenigen Klicks ohne größere Texteingaben ( – dann lieber über Spracheingabe) dokumentiert werden kann, damit der Arbeitsablauf vor Ort nicht beeinträchtigt wird.
Auch die Unterschrift des Prüfers lässt sich im System dokumentieren, allerdings immer verknüpft mit seinem individuellen Login ins System. Damit werde ich auch hohen Sicherheitsanforderungen gerecht und bin revisionssicher.
Wie dokumentiere ich Auffälligkeiten?
Im Vorfeld sollten Sie sich aber auch Gedanken machen, wie das Ergebnis dokumentiert wird. Ist alles in Ordnung, ist das noch relativ einfach, aber die Fälle interessieren ja in der Regel nur der Vollständigkeit halber. Interessanter sind die Auffälligkeiten.
Das bedeutet, dass auf den ersten Blick in der Auswertung erkennbar ist, ob die Prüfung überhaupt durchgeführt wurde oder das Objekt „Nicht zugänglich“ war. Genauso werden die Tätigkeiten als „Mangel“ oder „Sicherheitsrelevanten Mangel“ gekennzeichnet, die nicht in Ordnung waren.
Schön wäre es in dem Fall, dass der Mangel dann auch noch etwas spezifiziert wird, sei es durch ein Foto, eine Text- oder Spracheingabe.
Im nächsten Teil unserer Miniserie beschäftigen wir uns damit, was nach der Bearbeitung durch den Prüfer passiert.
Sie möchten nicht warten und wollen sofort Informationen zu den Vorteilen erhalten, die eine Software in der Instandhaltung bietet? Dann rufen Sie uns unter der 06251 584 0 an oder schicken Sie uns eine Mail an info@speedikonfm.com – unsere Mitarbeiter beraten Sie gerne.