Die Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland markiert einen signifikanten Schritt in Richtung Digitalisierung des Geschäftsverkehrs. Ab dem 1. Januar 2025 wird es für alle Unternehmen verpflichtend sein, elektronische Rechnungen für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze zu empfangen. Ein Jahr später, ab dem 1. Januar 2026, müssen Unternehmen dann auch E-Rechnungen erstellen und versenden können.
Die Vorteile dieser Umstellung reichen von Kosteneinsparungen über die Beschleunigung des Zahlungsverkehrs bis hin zur Unterstützung einer nachhaltigeren Geschäftspraxis durch die Reduzierung des Papierverbrauchs.
Für Unternehmen heißt das aber nun, dass sie die nötigen Strukturen schaffen müssen, um Rechnungen elektronisch empfangen, bearbeiten und verschicken zu können. In diesem Kontext zeigt sich die Bedeutung innovativer Softwarelösungen wie speedikon C, die es Unternehmen ermöglichen, sich auf diese neuen Anforderungen vorzubereiten und von ihnen zu profitieren.
Bereits jetzt bieten wir unseren Kunden eine nahtlose Integration in die elektronische Rechnungsbearbeitung. Durch die Möglichkeit, Aufträge und die dazugehörigen Rechnungen direkt in speedikon C zu erfassen, zu prüfen und anschließend automatisiert an Buchhaltungssysteme zu übermitteln, unterstützen wir Unternehmen nicht nur bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern optimieren auch interne Prozesse, was zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führt.
Der gesamte Prozess verläuft vollständig digital: speedikon C ermöglicht den Empfang elektronischer Rechnungen aus einem E-Rechnungsportal und analysiert automatisch die einzelnen Rechnungen, um sie einem bereits vorhandenen Auftrag in speedikon C zuzuordnen. Sollte die Zuordnung nicht möglich sein, wird die Rechnung in einem Sammelordner für weitere Bearbeitungsvorgänge abgelegt. Mitarbeiter haben dann die Möglichkeit, die Rechnung sowie Rechnungspositionen zu überprüfen und den entsprechenden Auftrag zu finden oder direkt aus der Rechnung heraus mit nur einem Klick einen neuen Auftrag im System zu generieren und anzulegen. Anschließend erfolgt die elektronische Prüfung, Freigabe und Übermittlung der digitalen Rechnung an DATEV durch die zuständigen Mitarbeiter. Zudem ermöglicht speedikon C die Dokumentation und Zuordnung von Gutschriften und Stornierungen sowie deren Übermittlung an DATEV.
Insbesondere für die öffentliche Hand hat sich dieser Workflow als äußerst vorteilhaft erwiesen. Bisher wurden durchschnittlich tausende Aufträge pro Jahr sowie die dazugehörigen Rechnungen manuell bearbeitet. Der früher zeitaufwändige Prozess der Rechnungsprüfung und -freigabe, der Wochen in Anspruch nehmen konnte, wird nun elektronisch in einem Bruchteil dieser Zeit durchgeführt. Dies ermöglicht nicht nur eine schnellere Ausnutzung von Skonti, sondern auch eine präzisere Steuerung und Überwachung der Finanzströme.
In Zukunft ist geplant, mit speedikon C auch Baurechnungen und Belastungsanzeigen bearbeiten zu können, die aufgrund ihrer Komplexität besondere Anforderungen an die Rechnungsbearbeitung stellen. Zudem soll auch die Vorbereitung und der Versand von Rechnungen mit speedikon C an ein E-Rechnungsportal möglich sein.
Sie möchten Rechnungen digital bearbeiten können? Kontaktieren Sie uns und gemeinsam schauen wir uns Ihren Anwendungsfall an!