In den letzten Wochen und Monaten sind eine ganz Reihe Apps auf dem Markt aufgetaucht, mit denen Anwender einfach und schnell einen Arbeitsplatz buchen können. Viele dieser Apps sind sicherlich sehr gut gemacht, unterstützen den Nutzer mit tollen Features und verfügen über Funktionen, um schnell den gewünschten Arbeitsplatz oder Schreibtisch auszuwählen.
Aber was leider häufig übersehen wird ist, dass die softwaretechnische Abbildung von flexiblen Arbeitsplatzkonzepten viel mehr bedarf als eine hübsche App. Die App ist sicherlich ein sehr wichtiger Baustein, der auch viel Einfluss auf die Akzeptanz hat, aber eben nur ein Baustein.
Mindestens genauso wichtig für das Funktionieren der flexiblen Konzepte ist ein mächtiges Backend, das sich nahtlos in die IT-Landschaft integriert und die relevanten organisatorischen Prozesse unterstützt. Es ist beispielsweise unabdingbar, dass die vorhandenen Arbeitsplätze und Grundrisse, die schnell in die hunderte oder tausende gehen, problemlos übernommen und immer wieder aktualisiert werden können. Keiner FM-Abteilung ist zuzumuten, regelmäßig Arbeitsplätze und Grundrisse für eine App anzulegen oder zu aktualisieren. Auch die Nutzer und ihre individuellen Buchungsberechtigungen oder -wünsche müssen automatisiert gepflegt und verwaltet werden, da sonst der Administrationsaufwand ins Unermessliche steigt.
Während sich diese technischen Anforderungen über eine entsprechende Schnittstelle zu den Bestandssystemen realisieren lassen, wiegen die organisatorischen Anforderungen schon schwerer. Ein großes Thema von flexiblen Arbeitswelten ist immer die Auslastung und der damit einhergehende Bedarf an Arbeitsplätzen am jeweiligen Standort. Um Aussagen über die tatsächliche Auslastung zu treffen, reicht es nicht aus, einzelne Bereiche zu betrachten oder mit bunten Heatmaps zu arbeiten. Viele mehr muss ich in der Lage sein, mit einfachsten Mitteln mein komplettes Portfolio über große Zeiträume sehr kleinteilig zu analysieren. Diese Kleinteiligkeit ist zwingend notwendig, denn eine Auslastung von beispielsweise 50% pro Woche kann 5 Tage à 4 Stunden oder auch 2 Tage à 10 Stunden bedeuten; vom Zeitumfang her identisch aber mit ganz unterschiedlichen Implikationen für den tatsächlichen Arbeitsplatzbedarf. Auch die Bereitstellung weiterer Ressourcen wie Heizung, Lüftung und Klima muss sich an der tatsächlichen Auslastung orientieren.
Ein anderes sehr wichtiges Thema sind wie immer die Kosten; über kurz oder lang werden auch die flexiblen Arbeitsplätze auf die sie benutzenden Kostenstellen umgelegt werden. Somit ist es notwendig, dass sich neben den Buchungs- und Belegungsinformationen, auch die Daten zu Kostenstellen und ihren Zugehörigkeiten, die Kostensätze selbst und natürlich die Bedingungen, zu denen sie gelten, verwalten und administrieren lassen. Aus der Praxis wissen wir, dass insbesondere in großen Organisationen die anschließenden Umlageprozesse, die es abzubilden gilt, durchaus komplex und anspruchsvoll sein können.
Ein Themenkomplex, der momentan noch ein Schattendasein führt, aber mittelfristig sehr wichtig wird, ist der der Sicherheitsanforderungen. Dies betreffen beispielsweise die notwendigen Zugangsberechtigungen, die der Nutzer benötigt, um zu dem gebuchten Arbeitsplatz zu kommen. Diese dürfen natürlich nur solange gelten wie der Arbeitsplatz auch gebucht ist, und müssen revisionssicher dokumentiert werden. Aber das Thema Sicherheit betrifft auch den Buchungsprozess selbst. So muss oftmals vermieden werden, dass sich beispielsweise nur ein Mitarbeiter in einem Stockwerk oder Bereich aufhält. Auch muss sichergestellt werden, dass sich immer ausreichend Ersthelfer oder Brandschutzhelfer im Gebäude aufhalten, um einen legalen Betrieb des Objektes zu gewährleisten. Diese Überprüfungen müssen schon im Rahmen der eingehenden Buchungen durchgeführt werden, um gegebenenfalls reagieren zu können.
Dies sind sicher nur einige wenige der Fragestellungen, die im Umfeld der flexiblen Arbeitsplatzkonzepte und Desksharing betrachtet werden müssen. Aber schon heute ist klar, dass flexible Work keine autarke App ist, sondern viel mehr ein Workflow, der tief in die vorhandenen Prozesse eingebunden sein muss.
Selbstverständlich lassen wir unsere Kunden und Interessenten mit diesen sehr aktuellen Fragestellungen nicht allein. Wir haben Möglichkeiten erarbeitet, mit denen wir Sie unterstützen können, egal ob Sie noch ganz am Anfang stehen oder schon eine App im Einsatz haben.
Einerseits verfügen wir selbst über eine, voll in speedikon C integrierte mobile Applikation mit der Ihre Nutzer Arbeitsplätze spielend einfach buchen können. Alle Buchungsdetails stehen in speedikon C zu Verfügung und können ad hoc mit den vielfältigen Mitteln hinsichtlich der erwähnten Fragestellungen ausgewertet und analysiert werden.
Andererseits sind wir auch in der Lage, fremde Apps und Tools über Schnittstellen anzubinden. In diesem Falle werden die Daten regelmäßig aus der Fremdapplikation übernommen und die C-Plattform dient als mächtiges Backend für die Auswertungen und Weiterverarbeitung der Daten. Die Nutzer können weiterhin die bekannte Applikation für die Reservierungen nutzen, die involvierten Fachbereiche sind jedoch in der Lage, auf die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten in speedikon C zurückzugreifen, um die Buchungssituationen sowie das komplette Portfolio tiefgreifend zu analysieren.
