Im letzten Blogbeitrag unserer Miniserie zum Thema Instandhaltung mittels Software haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie Ihre Arbeitspakete am effektivsten abarbeiten und sicherstellen, dass Sie die Prüfungsergebnisse direkt in digitaler Form erhalten.
Der Prozess der Instandhaltung endet nicht mit der Bearbeitung durch das Wartungsunternehmen oder den Prüfer. Es gibt noch einige Aspekte, die anschließend erledigt werden müssen, um den Prozess abzurunden.
Auf der einen Seite müssen Sie als Auftraggeber die Ergebnisse kontrollieren und das Arbeitspaket mindestens abschließen, wenn nicht sogar abnehmen, um sicher zu sein, dass die Arbeiten ordnungsgemäß ausgeführt wurden. Zwei Dinge können Ihnen da helfen: durch den Zwang das Objekt mit welcher Technologie auch immer zu scannen, stellen Sie sicher, dass Ihr Dienstleister tatsächlich vor Ort war. Und wenn Sie ihn darüber hinaus dazu bringen Fotos vom Zustand der Anlage zu machen, brauchen Sie nicht unbedingt jede Anlage persönlich zu prüfen, vor allen Dingen, wenn Sie auch Ihre Verträge so gestalten, dass Sie die Verantwortung an Ihren Dienstleister übertragen. Dann reicht es Ihnen auf jeden Fall, nur Stichproben zu machen.
Wie gehe ich mit den Prüfergebnissen um, insbesondere mit Auffälligkeiten?
Konnte eine Anlage nicht gewartet werden, weil sie nicht zugänglich war, erzeuge ich per Knopfdruck einen Folgeauftrag, in den die Tätigkeiten wandern, die noch ausgeführt werden müssen. Ich will schließlich nicht auf die Ausführung in diesem Wartungszyklus verzichten. Dieser Folgeauftrag fließt dann in die normale Bearbeitungsroutine ein, nachdem ich organisatorisch dafür gesorgt habe, dass die Anlage zugänglich ist.
Aber was mache ich nun mit meinen mangelbehafteten Tätigkeiten? Ist es ein einfacher Mangel, muss ich mir überlegen, ob ich ihn sofort beheben muss oder bei einer späteren Aktion an der Anlage mit ausführen lasse. Wenn ich es nicht sofort mache, muss ich allerdings dafür sorgen, dass ich das Problem weiterhin im Blick habe. Am besten losgelöst vom eigentlichen Wartungsvorgang als Mangel, den ich dokumentiert habe, aber noch nicht zur Ausführung gebracht habe. Dazu empfiehlt sich ein in die Instandhaltung integriertes Mangelmanagement. Habe ich alle Mängel im Überblick, kann ich als Auftraggeber wesentlich besser koordinieren, wann ich etwas abarbeiten lasse und den Dienstleister einmal ins Haus hole und nicht zehn Mal für lauter Kleinigkeiten.
Was passiert mit sicherheitsrelevanten Mängeln?
Sicherheitsrelevante Mängel kann ich weder ignorieren noch auf die lange Bank schieben, sondern muss umgehend handeln. Klar kann ich sie wie die normalen Mängel mit in das Mangelmanagement nehmen, da besteht aber die Gefahr, dass sie untergehen, zumindest wenn ich sie nicht entsprechend priorisiert kennzeichne. Wenn es keinen besseren Prozess im Unternehmen gibt, ist das in jedem Fall besser als nichts.
Aber es gibt noch mehr Möglichkeiten: so kann bei einem sicherheitsrelevanten Mangel automatisiert ein Ticket in einem Ticketsystem ausgelöst werden. Auch hier ist es wichtig, dass ich gleich eine entsprechende Priorisierung vornehme, so dass der Mangel zeitnah behoben wird.
Eine weitere Möglichkeit ist, dass zu einem sicherheitsrelevanten Mangel gleich automatisiert ein Auftrag ausgelöst wird – über eine entsprechende Schnittstelle auch direkt im SAP oder einem anderen beliebigen ERP System. In diesem Zusammenhang muss ich klären, ob ein Feedback zur Erledigung in die Instandhaltung sinnvoll ist. Wenn Sie bereit sind, das Geld zu investieren, zahlt es sich auf jeden Fall aus, alle Informationen an einem Ort zu haben und auswerten zu können. Ein Systemwechsel macht dies immer eher schwierig.
Im nächsten und letzten Teil unserer Miniserie zum Thema Instandhaltung mittels Software werden wir einen Exkurs in die Zukunft machen und uns anschauen, inwiefern im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung neue Technologien wie KI, Bilderkennung, AR oder Robotik Sie noch effizienter bei Ihren Instandhaltungsprozessen unterstützen können.
Sie möchten nicht warten und wollen sofort Informationen zu den Vorteilen erhalten, die eine Software in der Instandhaltung bietet? Dann rufen Sie uns unter der 06251 584 0 an oder schicken Sie uns eine Mail an info@speedikonfm.com – unsere Mitarbeiter beraten Sie gerne.