Wir wollen heute mit einer neuen Miniserie starten und uns in mehreren Blogbeiträgen mit der Instandhaltung technischer Anlagen mittels Software im weiteren Sinne auseinandersetzen – von der Arbeitsvorbereitung über das Schnüren von geeigneten Arbeitspaketen und der Abarbeitung bis zum Umgang mit dem Ergebnis der Wartung. Zum Abschluss werden wir noch einen Ausblick geben, wie sich der Instandhaltungsprozess durch eine fortschreitende Digitalisierung ändert.
Instandhaltung mittels Software: Die ersten Schritte
Aber fangen wir vorne an: wenn eine Software zur Unterstützung des Instandhaltungsprozesses in Betrieb genommen werden soll, müssen zuerst einmal die Anlagen dokumentiert werden, die gewartet und geprüft werden sollen.
An sich ist die Dokumentation von Anlagen nicht weiter schwierig, trotzdem kommt es ganz schnell zu Diskussionen. Diese betreffen einerseits den Aufbau der Struktur und andererseits die Tiefe der zu dokumentierenden Informationen.
Wie dokumentiere ich meine Anlagen?
Fangen wir mal mit der Struktur an. Anlagen bestehen aus verschiedenen Bauteilen und diese können faktisch unterschiedliche Standorte haben. Da die meisten von uns in Hierarchien und Schubladen denken, soll auch eine Software diesen Gedanken verfolgen. Also bauen wir uns eine Schublade oder einen Ordner für das Gewerk, gerne nach der DIN276, weil sie bereits überall in den Köpfen der Mitarbeiter ist. Dort stecken wir die Heizkesselanlage rein und hängen den Kessel, den Brenner und die Reglung in der Hierarchie unten drunter. So weit so gut, aber denken Sie auch hier schon daran, wirklich nur die Bauteile zu dokumentieren, die auch wartungsrelevant sind und die Sie mit Ihren zur Verfügung stehenden Ressourcen pflegen können.
Ganz ehrlich, die Schubladen könnte ich auch einfach weglassen, für den Prozess sind sie nicht notwendig. Sie dienen eher meinem guten Gefühl für Ordnung. Und sie können hilfreich sein, wenn es darum geht, festzulegen. Sollen bestimmte Mitarbeiter beispielsweise nur bestimmte Gewerke bearbeiten, können die Ordner der anderen Gewerke über Berechtigungen ausgeblendet werden.
Welche Informationen muss ich dokumentieren?
Wenn Sie bei der Tiefe der Informationen, sprich bei den Attributen, mit denen Sie die Anlage beschreiben, dem Grundsatz folgen, dass weniger oft mehr ist, sind Sie sehr gut beraten. Auch hier überlegen Sie sich bitte genau, was sie ständig aktuell halten können. Eine veraltete oder gar falsche Information ist oftmals schlimmer als gar keine Information – insbesondere im Hinblick auf die Akzeptanz in Ihrem Haus.
Weniger ist mehr
Klar, auf den ersten Blick sieht es nach außen ganz toll aus, wenn ich an meinem Brenner 50 Merkmale dokumentiert habe, aber wenn ich dann sehe, dass keines der Merkmale in den letzten 12 Monaten angepasst wurde, kommt die Frage auf, ob wirklich noch alles richtig ist und ob überhaupt schon jemand diese Information gebraucht hat.
Folgende Informationen werden üblicherweise dokumentiert
Also mache ich mir doch Gedanken darüber, was ich denn tatsächlich für meinen Instandhaltungsprozess benötige. Etwas, um die Anlage zu identifizieren, ist auf jeden Fall wichtig. Ein Barcode, QR-Code, RFID-Tag hilft ungemein, wer will vor Ort schon elend lange Nummern eintippen. Ein Standort sollte dokumentiert sein, damit der Dienstleister die Anlage und ihre Bauteile auch finden kann. Aber darüber hinaus? Die Kostenstelle, wenn die Kosten dem Nutzer der Anlage in Rechnung gestellt werden sollen; das Gewährleistungsende, wenn ein Prozess zum Gewährleistungsmanagement implementiert ist. Immer schön hinterfragen, wozu benötige ich die Information und gibt es einen Prozess, in dem die Daten gepflegt werden, dann kann nicht mehr viel schief gehen.
Schritt 2: Jetzt muss ich in der Software festlegen, wie die Anlage gewartet werden soll
Gut, die Anlagen, die gewartet und geprüft werden sollen, sind nun in der Software dokumentiert. Der nächste Schritt heißt festlegen, wie die Anlage oder das Bauteil gewartet, geprüft und inspiziert werden soll. Es gibt diverse Möglichkeiten und die nach wie vor am häufigsten verwendete Vorschrift ist die VDMA 24186; aber auch im REG-IS findet man noch eine ganze Reihe von Regelwerken, die man heranziehen kann. Solche Regelwerke erleichtern die Arbeit, aber Gedanken muss ich mir trotzdem machen. Einerseits ist in der VDMA der Zyklus nicht geregelt und andererseits stellt sich die Frage nach der Detailtiefe. Will ich als Auftraggeber vorgeben, wie meine Anlage gewartet werden soll, dann muss ich mir tatsächlich Gedanken über die einzelnen Aufgaben machen. Wenn ich es meinem Dienstleister überlasse, wie die Wartung durchzuführen ist, habe ich weniger Arbeit.
Was ich als Auftraggeber alles beachten sollte
Will ich die Betreiberverantwortung ernsthaft wahrnehmen, bleibt mir gar nichts anderes übrig, als festzulegen, wie genau die Wartung erfolgen soll. Dank einer unterstützenden Software muss ich mir für jeden Anlagentyp nur einmal Gedanken machen und dies in einer entsprechenden Vorlage festhalten. Darauf kann ich bei jeder neuen Anlage wieder zurückgreifen und ihr das entsprechende Paket an Aufgaben zuweisen.
Auch beim Zyklus der einzelnen Tätigkeiten kann ich gut differenzieren, manche würde ich gerne in einem kürzeren Zyklus prüfen, bei anderen reichen größere Abstände zwischen den Terminen aus. Auch das funktioniert nur, wenn mein System mich im Hintergrund unterstützt und zu jedem Zeitpunkt ermitteln kann, was gerade ansteht.
Damit ist die Anlage erfasst und mit einem Paket an Aufgaben ausgestattet.
Im nächsten Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie nun zu den Ausführungszeitpunkten die Wartungsaufträge für Ihre externen Dienstleister oder Ihre Mitarbeiter entstehen.
Sie möchten nicht warten und wollen sofort Informationen zu den Vorteilen erhalten, die eine Software in der Instandhaltung bietet? Dann rufen Sie uns unter der 06251 584 0 an oder schicken Sie uns eine Mail an info@speedikonfm.com – unsere Mitarbeiter beraten Sie gerne