Im ersten Teil unserer Miniserie zum Thema Instandhaltung mit Software haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie Ihre zu wartende Anlage am besten in der Software dokumentieren, welche Anlageninformationen üblicherweise festgehalten werden und welche Möglichkeiten Sie bei der Bestimmung des Instandhaltungszyklus sowie der Instandhaltungsaufgaben in der Software haben, da Sie abhängig davon, ob Sie einen Dienstleister beauftragen oder ob Ihre eigenen Mitarbeiter die Instandhaltung durchführen, verschiedene Optionen haben.
Wenn die Vorbereitungen getroffen sind und an jeder Anlage festgelegt wurde, wie sie gewartet und geprüft werden soll, ist ein großer Teil der „Arbeit“ erledigt. Über Automatismen in der Software werden nun zu regelmäßigen Zeitpunkten Arbeitsvorgänge zu jeder Anlage und zu jedem Bauteil angelegt – rechtzeitig, damit ich Zeit habe zu planen, aber auch nicht zu früh, damit ich nicht ständig Aufgaben in meiner Liste habe, die erst später anstehen und diese gegebenenfalls noch wieder löschen muss, weil sich in der Zwischenzeit, die Vorschriften für die Wartung oder Prüfung geändert haben oder ich die Anlage sogar außer Betrieb genommen habe.
Instandhaltungs-Arbeitspakete für Dienstleister und Mitarbeiter sinnvoll erstellen
Es gibt aber auf jeden Fall eine Vielzahl von Aufgaben, die abgearbeitet werden müssen. Diese muss ich für den Dienstleister und auch für die eigenen Mitarbeitern zu sinnvollen Arbeitspaketen zusammenstellen. Auch dabei muss ich mir einmal ausführlich Gedanken machen, wie die Pakete sinnvoll geschnürt werden sollten und das dabei entstandene Regelwerk dann immer wieder nur anwenden.
Ein Regelwerk für das Schnüren von Arbeitspaketen
Doch wie sehen solche Regeln aus? Die einfachste Regel lautet: Erstelle ein Paket pro Objekt – also Anlage oder Bauteil. Zum einen entstehen aber auf diese Weise bei einem großen Anlagenbestand unendlich viele einzelne Aufträge, die man nur schwer im Griff behält, und zum anderen schicke ich damit meinen Dienstleister mehrmals zu der gleichen Anlage, um heute Bauteil A und morgen Bauteil B zu warten – nicht sehr effizient.
Wie gehen Sie am besten mit Massenobjekten wie Feuerlöscher um?
Also eher: Erstelle ein Paket für eine Anlage und ihre zugehörigen Bauteile – schon besser und auf jeden Fall für komplexe Anlagen, die nicht in 5 Minuten gewartet werden, der richtige Weg. Aber für bestimmte Arten von Anlagen kommt man auch damit nicht wirklich weiter, die nicht zu händeln sind – und kommen Sie jetzt bitte nicht auf die Idee eine Dummy-Anlage zu erstellen, hinter der sich faktisch 50 Feuerlöscher verbergen. Dann haben Sie wieder nicht die Chance jedes Prüfungsergebnis eines jeden Feuerlöschers digital zu dokumentieren – denn prüfen müssen Sie jeden Feuerlöscher.
Bei solchen Massenobjekten müssen die Arbeitspakete einfach anderes zusammengestellt werden und dann kommt der Dienstleister auch wieder damit klar.
Ich selektiere also im ersten Schritt alle Feuerlöscher über den Anlagentyp und gruppiere sie im zweiten Schritt z.B. über ihren Standort, sprich in ein Arbeitspaket kommen alle Feuerlöscher eines Gebäudes. Damit ist dann ein Paket zusammengestellt, das einem Dienstleister zugewiesen werden kann. Er bekommt einen Auftrag und kann diesen selbständig organisiert abarbeiten. Darin enthalten sind Arbeitsanweisungen für die Wartung jedes einzelnen Feuerlöschers, den er jeweils spezifisch zurückmeldet.
Grundsätzlich kann ich diese Regelwerke für die Zusammenstellung der Arbeitspakete ziemlich beliebig formulieren, ich muss dabei meine Organisation oder meine Rahmenverträge mit Dienstleistern berücksichtigen. Wichtig ist, dass ich sie im System ablege und immer wieder anwende. So entstehen mein Arbeitspakete, die ich dann in dem Bearbeitungsprozess weiter fortführe.
Der Bearbeitungsprozess der Instandhaltungsaufgaben wird Gegenstand des nächsten Teils unserer Miniserie sein.
Sie möchten nicht warten und wollen sofort Informationen zu den Vorteilen erhalten, die eine Software in der Instandhaltung bietet? Dann rufen Sie uns unter der 06251 584 0 an oder schicken Sie uns eine Mail an info@speedikonfm.com – unsere Mitarbeiter beraten Sie gerne.