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Wie sieht der speedikon-Helpdesk im Standard aus?

Man kennt’s: Die Heizung ist kaputt, der Server fällt aus oder die Technik im Konferenzraum streikt mal wieder. Genau in solchen Situationen ist es wichtig, Zugriff auf einen leistungsstarken Helpdesk zu haben. Doch was macht einen guten Helpdesk wirklich aus? Es reicht nicht, einfach nur Tickets zu erfassen. Ein moderner Helpdesk muss sich den individuellen Anforderungen eines Unternehmens anpassen und dabei maximale Effizienz und Flexibilität bieten.

Unser Helpdesk bietet genau das: ein umfassendes Standardpaket und die Möglichkeit, ihn vollständig an die spezifischen Bedürfnisse jedes Kunden anzupassen. Und das ganz einfach per Konfiguration. So wird er zum unverzichtbaren Werkzeug für reibungslose Abläufe, egal, ob im Büro oder unterwegs.

Im ersten Beitrag unserer zweiteiligen Serie zum Thema Helpdesk zeigen wir Ihnen, wie der Helpdesk im Standard funktioniert, bevor wir Ihnen in einem zweiten Teil die individuellen Anpassungen vorstellen, die wir bei verschiedenen Kunden umgesetzt haben.

Desktop-Darstellung: Intuitives Erfassen und Bearbeiten von Meldungen

Der speedikon-Helpdesk wurde mit einem klaren Ziel entwickelt: Nutzer sollen so wenig wie möglich selbst eingeben müssen, damit der Prozess der Meldungserfassung schnell und unkompliziert ist. Benutzerfreundlichkeit und Effizienz stehen dabei im Mittelpunkt.

Hierbei ermöglicht es die Funktion „Meldung erfassen“, alle wichtigen Informationen wie Gebäude, Etage und Raum in wenigen Klicks auszuwählen. Statt mühsam Daten einzugeben, kann der Nutzer einfach aus Dropdown-Menüs oder Katalogen die passenden Optionen auswählen – beispielsweise Büronummer, Störungsart oder Liegenschaft. Das spart Zeit und reduziert Fehler. Auch vorausgefüllte Felder bietet der Helpdesk an. Die Software übernimmt zum Beispiel persönliche Angaben wie Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse automatisch. So wird der Aufwand für die Nutzer weiter reduziert. Falls nötig, können diese Felder angepasst werden, beispielsweise, um eine Meldung für eine andere Person zu erstellen.

Für noch mehr Komfort gibt es die Möglichkeit, das Problem per Spracheingabe direkt einzusprechen. Die Software transkribiert den Text automatisch. Das ist insbesondere dann praktisch, wenn es schnell gehen muss oder der Nutzer unterwegs ist und die mobile App nutzt.

Detaillierte Angaben und Anpassungsmöglichkeiten

Neben der eigentlichen Problembeschreibung können Nutzer Dringlichkeit und ein gewünschtes Lösungsdatum angeben. Auch hier müssen keine langen Texte geschrieben werden: Dropdown-Menüs und vordefinierte Optionen helfen dabei, schnell die richtigen Angaben zu machen. Falls zusätzliche Dokumente wie Bilder benötigt werden, können diese einfach per Drag-and-Drop hochgeladen werden.

Nach dem Anlegen der Meldung erhält der Nutzer automatisch eine Bestätigungs-E-Mail, die den Eingang dokumentiert. So hat der Nutzer jederzeit die Gewissheit, dass seine Meldung erfolgreich übermittelt wurde.

Bearbeitung der Tickets

Nach dem Eingang einer Meldung stellt der speedikon-Helpdesk sicher, dass Bearbeiter ihre Aufgaben übersichtlich und klar strukturiert vorfinden. Die zuständigen Bearbeiter können per Mail über den Eingang einer Meldung informiert werden. Dank intuitiver Listenansichten sieht jeder Helpdesk-Mitarbeiter nur die Tickets, die für ihn relevant sind. Das sorgt für schnellere Bearbeitungszeiten, klare Abläufe und zufriedene Nutzer.

Der Helpdesk-Mitarbeiter kann zusätzliche Informationen ergänzen, wie z. B. welche Firma beauftragt wird und wann die Behebung erfolgt, bevor er das Ticket dann in Auftrag gibt. Sobald die Meldung in Bearbeitung ist, wird der Nutzer und der Bearbeiter darüber per E-Mail benachrichtigt. Über den Reiter „Vorgang“ haben Helpdesk-Mitarbeiter außerdem jederzeit Zugriff auf die vollständige Bearbeitungshistorie eines Tickets. So können Bearbeiter den Fortschritt nachverfolgen, Änderungen einsehen und sicherstellen, dass die Bearbeitung nahtlos weitergeführt wird. Missverständnisse oder Informationslücken werden durch diese Transparenz effektiv vermieden. Sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist, folgt eine weitere E-Mail an den Melder, die ihn über den abgeschlossenen Status informiert.

Archivierung und Auswertung der Tickets

Abgeschlossene Meldungen werden automatisch in einen separaten Reiter geschoben, wo sie – abhängig von den Anforderungen des Kunden – beliebig lange gespeichert werden können. Für Unternehmen, die bestimmte Datenschutzrichtlinien erfüllen müssen, gibt es die Option, persönliche Daten wie Namen oder Telefonnummern nach Ablauf eines vom Kunden festgelegten Zeitrahmens automatisch zu anonymisieren. Hierfür reicht eine einfache Konfiguration in speedikon C.

Das System ermöglicht zudem detaillierte Auswertungen über die erfassten Meldungen. Facility- und CREM-Manager können erkennen, wann, wo und wie oft Störungen auftreten und darauf basierend Maßnahmen ableiten. Wenn ein bestimmtes Gebäude beispielsweise im Winter wiederholt mehr Energie als andere verbraucht, könnte es sich lohnen, dieses Gebäude genauer zu analysieren; sei es für eine Sanierung, einen Verkauf oder eine effizientere Ressourcenplanung. Der speedikon-Helpdesk liefert auch wertvolle Auswertungen, die speziell auf die Bedürfnisse des Managements zugeschnitten sind. Die Geschäftsleitung erhält so einen klaren Überblick über die Produktivität ihres Teams und die Effizienz der Arbeitsabläufe.

Unser Helpdesk bietet somit nicht nur eine intuitive Handhabung, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten, Arbeitsprozesse zu optimieren und langfristige Entscheidungen datenbasiert zu treffen.

Mobile Ansicht: Flexibilität für unterwegs

 

Der Helpdesk ist selbstverständlich auch als App für mobile Endgeräte verfügbar. Mit der App können neue Meldungen on-the-go erfasst und Bilder direkt hochgeladen werden. So lassen sich Probleme sowie die Bearbeitung des Tickets präzise vor Ort dokumentieren, ohne dafür an den Arbeitsplatz zurückkehren zu müssen.

Die App bietet zwei Ansätze, um Meldungen zu erfassen und an die zuständigen Stellen weiterzuleiten. Über ein strukturiertes Navigationsmenü (Neue Meldung) können Nutzer sich durch die relevanten Kategorien klicken, wie Gebäude, Raum oder Meldungsart. Die Angaben werden automatisch übernommen, was den Prozess schnell und einfach macht. Alternativ kann der Nutzer über den Button „Neue Meldung ohne Ort“ den Meldungsort wahlweise über die Grafik oder das Dropdown-Menü erfassen.

Ein besonderes Highlight der mobilen Version ist die flexible Darstellung der Meldungen. Nutzer können zwischen Listen- und Grid-Ansicht wählen, je nach persönlicher Präferenz und Arbeitsweise. Die Grid-Ansicht ist zum Beispiel perfekt für Smartphones und Tablets, während die Listen-Ansicht sich eher für die Arbeit am Tablet eignet.

 

Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche sorgt der speedikon-Helpdesk dafür, dass Nutzer Meldungen schnell und einfach erfassen können, ohne sich mit unnötigem Aufwand zu belasten – auch on-the-go. Bearbeiter können dank übersichtlicher Listen und relevanter Informationen effizient arbeiten, während das Management mit den leistungsstarken Auswertungsfunktionen produktive Teams fördern, Störungsmuster erkennen und datenbasierte Entscheidungen für langfristige Optimierungen treffen kann.

Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Möglichkeiten des speedikon-Helpdesks zu erfahren und gemeinsam den nächsten Schritt in Richtung effizienteres FM und CREM zu gehen.